Van Excel naar een volledig geïntegreerd S&OP-systeem: waarom het tijd is om te upgraden
Upgrade van Excel naar S&OP en ontdek hoe een volledig geïntegreerd systeem je planningsprocessen optimaliseert, data verbeterd, schaalbaarheid en samenwerking.
Sales & Operations Planning
In essentie ligt in de kern van elk productiebedrijf het vermogen om effectief te plannen en te reageren op de dynamische eisen en wensen van de markt.
Sales en Operations planning, kortweg S&OP, speelt hierin een cruciale rol, aangezien het direct invloed heeft op de winstgevendheid van de onderneming. Een S&OP is namelijk een applicatie die de noodzakelijke bedrijfsfuncties binnen een organisatie samen brengt, zodat continue overzicht is over en balans is tussen de vraag en aanbod van een organisatie. S&OP systemen integreren het complete bedrijfsmanagementproces. Een belangrijk basissysteem dus voor alle productiebedrijven.
Wat is Sales & Operations Planning?
Sales & Operations Planning (S&OP) is een geïntegreerd planningsproces dat vraag, aanbod en financiële planning op elkaar afstemt. Het doel is om een haalbaar en winstgevend plan te creëren dat door het management wordt goedgekeurd. Dit proces ondersteunt de besluitvorming door inzicht te geven in de verwachte vraag en het beschikbare aanbod, rekening houdend met productiemiddelen zoals machines, personeel en materiaalcapaciteit.
Bij CAPE Groep wordt S&OP gebruikt om de toekomstige vraag, voorraad en productiecapaciteit op elkaar af te stemmen, zodat een optimaal financieel resultaat wordt behaald. Dit proces omvat samenwerking tussen verschillende afdelingen zoals sales, operations, supply chain en finance.
Wanneer een Sales & Operations Planning implementeren?
Is tenminste één van de volgende situaties voor jou van toepassing? Dan is het aan te raden op een S&OP systeem in overweging te nemen:
- Verkoopprognoses worden afgestemd met de productiecapaciteit.
- De vraag vanuit klanten wordt gebalanceerd met de beschikbare voorraad.
- Er is continue afstemming tussen Sales en Marketing, Verkopen, Productie en Logistiek.
- Bij de processen uit de voorgaande stappen worden veel verschillende datasystemen gebruikt en/of veel uitwisseling tussen Excel-bestanden.
Samen kijken wat een S&OP systeem voor jouw organisatie kan betekeken?
Impact van een maatwerk Sales & Operations Planning systeem
Aangezien een S&OP systeem gezien kan worden als het hart van een productiebedrijf, is het geen verrassing dat de markt overspoeld wordt met standaard S&OP-systemen. Deze systemen beloven een gestroomlijnde afstemming tussen verkoop, productie en logistiek, maar helaas houden ze vaak geen rekening met de unieke touches in de standaard processen die er juist voor zorgen dat elk bedrijf en elke bedrijfsvoering speciaal is.
Standaardoplossingen kunnen leiden tot twee veelvoorkomende scenario’s:
- Excel-bestanden en handmatige werkzaamheden blijven een noodzakelijk omdat de software niet volledig integreert met bestaande systemen en niet volledig het unieke productieproces omsluit.
- Bedrijven passen hun processen aan om te voldoen aan de beperkingen van de software, wat kan leiden tot inefficiënties en verlies van unieke bedrijfswaarde.
Bij CAPE Groep zien we dit als een gemiste kans – een verspilling van zowel tijd als geld die geïnvesteerd wordt in de implementatie van een S&OP-systeem. De ware waarde van S&OP wordt gerealiseerd wanneer productie, verkoop, en marketing naadloos samenwerken, elkaar automatisch informeren en de mensen in de onderneming beslissingen kunnen nemen gebaseerd op een volledig geïntegreerd en up-to-date overzicht.
Daarom specialiseren wij ons in het bouwen van maatwerk S&OP-oplossingen. Onze systemen zijn ontworpen om naadloos aan te sluiten bij jouw unieke bedrijfsprocessen, zodat jouw manier van werken niet hoeft te veranderen. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige tussenkomst en zorgt voor een efficiëntere en kosteneffectievere manier van opereren. Met een op maat gemaakt S&OP-systeem van CAPE Groep, kan jij je richten op wat echt belangrijk is: het leveren van waarde aan jouw klanten en het versterken van jouw marktpositie.
Een op maat gemaakt S&OP systeem inzetten voor jouw organisatie?
Lees verder >>
Functies S&OP systeem:
Integraties
Intergreer met de relevante core systemen uit de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een ERP-systeem, Financieel systeem en voorraadbeheer systeem.
Data import
Naast een verbinding door middel van API’s met bestaande systemen, blijft een import via CSV en/of Excel bestanden mogelijk.
Data verrijking
De binnenkomende data wordt binnen het S&OP systeem verrijkt met o.a. (pre)processing, flexibele alerts en uitzonderingsbeheer.
Inzichten
Binnen het S&OP is één overzicht van de LTP capaciteit, LTP voorraad, Supply LE, LE vs. budget, sales review en zijn alle supply issues in kaart.
Combineer een Sales & Operations Planning met de andere systemen van CAPE Groep
Het combineren van een S&OP met andere digitale systemen zorgt ervoor dat je nog meer uit de S&OP haalt. In combinatie met de oplossingen voor Warehouse Management en/of Plansystemen zal de informatie nog completer zijn. Zo wordt het nog makkelijker om je werk te doen.
Meer elementen uit jouw bedrijfsprocessen digitaliseren? Ontdek onze andere digitalisatie oplossingen op maat.
De zeven stappen van een Sales & Operations Planning
Data Gathering:
In deze eerste stap worden historische gegevens verzameld en geanalyseerd.
Dit omvat data over verkoop, productie, voorraad en andere relevante informatie om trends en patronen te identificeren.
Product Management Review:
Hier worden nieuwe productintroducties (NPI), funnels, end-of-life (EOL) reviews, en prijs- en promotieplannen geëvalueerd.
Deze elementen vormen de basis voor de vraagvoorspelling en de productstrategie.
Demand Review:
Deze stap richt zich op het analyseren van de toekomstige vraag. Belangrijke inputs zijn de nauwkeurigheid van vraagprognoses, vergelijking van voorspellingen ten opzichte van budgetten (Demand LE vs. Budget), en eventuele promoties of nieuwe lanceringen die de vraag kunnen beïnvloeden.
Supply Review:
Het aanbod wordt geëvalueerd door middel van voorraadreviews, het vaststellen van voorraaddoelen en het analyseren van de toeleveringsketen (Supply P-o-P).
Het doel is om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om aan de vraag te voldoen, met contractuele volumereviews en de Supply LE vs. Budget als belangrijke aspecten.
In deze fase wordt bepaald of het huidige aanbod voldoende is om aan de verwachte vraag te voldoen, waarbij eventuele knelpunten worden geïdentificeerd.
Product Review:
Dit is het moment waarop de productieplanning wordt geoptimaliseerd.
Hierin worden zaken zoals capaciteitsplanning, personeelsplanning, productiemethoden en benutting van capaciteit besproken.
Het doel is om de productie af te stemmen op de vraag, terwijl de efficiëntie wordt gemaximaliseerd.
Pre S&OP:
In deze fase worden alle bevindingen en beslissingen van de vorige stappen bij elkaar gebracht en wordt gekeken naar eventuele capaciteitsbeperkingen.
Dit proces zorgt ervoor dat de vraag en het aanbod nog eens goed op elkaar worden afgestemd, voordat het eindresultaat naar het management gaat.
Executive S&OP:
De laatste stap in het proces is de Executive S&OP review, waarin het uiteindelijke plan aan het senior management wordt gepresenteerd voor goedkeuring. Dit zorgt ervoor dat alle afdelingen, van verkoop tot productie en supply chain, volledig op één lijn zitten en dat het plan zowel haalbaar als winstgevend is.
Veelgestelde vragen over een S&OP systeem
Wanneer heb ik een S&OP-systeem nodig?
Overweeg een S&OP-systeem als jouw verkoopprognoses afgestemd moeten worden met de productiecapaciteit, of als je moeite hebt met de balans tussen vraag, voorraad en de productieprocessen.
Hoe verschilt een op maat gemaakt S&OP-systeem van een standaardoplossing?
Een op maat gemaakt systeem sluit perfect aan bij de unieke bedrijfsprocessen van jouw organisatie, zonder dat je processen hoeft aan te passen, in tegenstelling tot standaardoplossingen die vaak niet volledig integreren en extra handmatige taken vereisen.
Waarom kiezen voor een maatwerk S&OP-systeem van CAPE Groep?
Een maatwerk S&OP-systeem van CAPE Groep sluit naadloos aan op jouw specifieke bedrijfsprocessen en voorkomt inefficiënties, waardoor je kosten bespaart en een beter overzicht hebt voor strategische besluitvorming.
Hoe helpt een S&OP-systeem bij de besluitvorming?
Het systeem biedt inzicht in de verwachte vraag, beschikbare middelen, en eventuele productieproblemen, wat de besluitvorming ondersteunt en optimaliseert.
Meer weten over ons Sales & Operations Planning systeem?
Kom vrijblijvend in contact met onze innovatie manager Bart Knol
