Over de organisatie
Huuskes voorziet bedrijven en zorginstellingen (zoals verzorgingstehuizen, kleinschalig wonen en ziekenhuizen) in heel Nederland van eten & drinken. Hierin zijn ze een totaalpartner: ze leveren ambachtelijke, verse maaltijden, maar ook andere benodigde boodschappen. Huuskes is opgericht in 1956 door Henk Huuskes sr. Ondertussen is Huuskes hard gegroeid en tellen ze ruim 1000 medewerkers en zes vestigingen door heel Nederland!
Uitdaging(en)
IT heeft een belangrijke rol in het ondersteunen van het dagelijkse proces bij Huuskes. Het is dan ook van belang dat de systemen altijd up and running zijn. Logisch, want er mogen absoluut geen orders uitvallen: dit zou kunnen betekenen dat mensen in de zorgcentra geen maaltijd krijgen, met alle gevolgen van dien. Om te zorgen dat orders niet uitvallen is er inzicht nodig in orders (voor zowel Huuskes als de klant) en moet de juiste orderinformatie tijdig aangeleverd zijn. Voor klanten moet het makkelijk zijn om orders te plaatsen met producten die zij nodig hebben. Ook moet er actief gereageerd kunnen worden in het geval er iets mis gaat, zodat er tijdig een oplossing kan worden geboden aan de klant. Het liefst met zo min mogelijk handmatige handelingen en papierwerk. Daarnaast heeft Huuskes te maken met verschillende marktontwikkelingen en wet- en regelgeving. In de voedingsindustrie zijn er steeds meer vereisten wanneer het gaat om productinformatie en voedselveiligheid. Dit betekent dat de datastroom die verwerkt moet worden groter en groter wordt en dat de productinformatie zeer nauwkeurig moet worden gecommuniceerd. Huuskes heeft, net als bijvoorbeeld Retail organisaties, te maken met steeds hoger wordende verwachtingen van service en levering. Vandaag besteld is het liefst morgen nog in huis, dat is zo in de B2C-markt maar sijpelt ook door naar de B2B-markt. Als B2B-organisatie wordt Huuskes er min of meer toe gedwongen om deze veranderingen bij te benen: een blijvende uitdaging. Als laatste is het, vanwege de dynamiek en snelle groei van de organisatie, een uitdaging om het IT-landschap mee te laten bewegen met de organisatie.
Oplossing(en)
Als strategische IT-partner wil CAPE Groep er aan bijdragen dat Huuskes haar ambities kan realiseren, bij kan blijven in de dynamische voedingsindustrieën in Nederland en Duitsland en bestendig kan zijn voor de toekomst. De basis van haar IT-landschap heeft Huuskes goed op orde, haar systemen zijn al sinds maart 2018 niet meer down geweest. eMagiz is een vast onderdeel van deze stabiele basis (voor het integreren van interne én externe systemen): alle orderregels (gemiddeld 70.000 per dag) gaan door inkoopkoppelingen (140) die ontwikkeld zijn met eMagiz. Verder ontwikkelden we het Huuskes Artikel Management Systeem (HAM) en het Validatie Orders Systeem (VOS). Deze zorgen voor de juiste artikelinformatie en inzichtelijkheid in de orders(troom) aan de voorkant, tot aan het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van Huuskes. Huuskes Artikel Management Systeem (HAM) Het HAM verzamelt alle artikelinformatie vanuit Huuskes’ interne systeem en vanuit externe databases zoals Brandbank, PS in Food en Prodakt (Duitsland). Het gaat om voedings- en allergeneninformatie en bijvoorbeeld afbeeldingen. Door het HAM kan het ERP systeem van Huuskes ontlast worden van de hoeveelheid data dat het moet verwerken. Het ERP systeem hoeft alleen nog de minimaal benodigde productinformatie voor het hoofdproces te verwerken. Validatie Orders Systeem (VOS) In het VOS komen alle orders terecht die via Huuskes Shop (en Eten&Zo) worden geplaatst via het inkoopsysteem van de klant (vijf verschillende inkoopsystemen zijn nu aangesloten). Het VOS zorgt voor alle randvoorwaarden van de order, vóórdat deze in het ERP-systeem van Huuskes terecht komt (via de eMagiz integratie ‘broker’). Eenmaal in het ERP-systeem kan er namelijk niet meer actief op gereageerd worden. Met behulp van het VOS kan Huuskes zien wat er precies gebeurt (real-time) of gebeurd is met een orderbericht: er is een audit trail te zien en je ziet bijvoorbeeld wanneer een order is verstuurd en afgeleverd. Op deze manier is te traceren waar iets mis gaat of mis is gegaan met een order en kan hier actief op gereageerd worden. Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat het VOS een Monitoring Systeem is voor alle orders, totdat ze in het ERP-systeem terecht komen. Daarnaast zorgt eMagiz ervoor dat als een order te laat wordt ingediend bij het ERP-systeem, het niet ‘uit het systeem valt’ maar (via alerting vanuit het VOS naar de applicatiebeheerder) terecht komt bij de klantenservice. De klantenservice zoekt dan contact met de klant en zorgt voor een oplossing.
Voordelen
Op verschillende vlakken leveren de ontwikkelde integraties en applicaties voordelen op voor Huuskes.
- Schaalbaarheid
- Actieve Customer Service
- Data management, real time informatievoorziening & inzichtelijkheid
- Wendbaar voor nieuwe wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de markt
- Uitbannen van papieren facturen en pakbonnen
