Klantcase: Wolter Koops

Wolter Koops, kleinschalig begonnen in 1961 en inmiddels uitgegroeid tot een Europese logistiek dienstverlener. Wolter Koops is vooral gespecialiseerd in groupage transport, warehousing en opslag van temperatuurgevoelige producten. Omdat Wolter Koops voor haar klanten onder andere levensmiddelen vervoerd, is het belangrijk dat de traceerbaarheid en kwaliteit van de dienstverlening van hoog niveau zijn. Er worden steeds hogere eisen gesteld aan het transport en de opvolging ervan. Door de Brexit is al het transport naar Groot-Brittannië ook onderhevig geworden aan striktere wet- en regelgeving. Om flexibiliteit te borgen en aan alle huidige en toekomstige vereisten te kunnen blijven voldoen, heeft Wolter Koops samen met CAPE Groep de digitalisering van de logistieke processen verder in gang gezet. Dit heeft de operatie voor Wolter Koops efficiënter en beter schaalbaar gemaakt. Momenteel zijn er verschillende businesscases ontwikkeld voor Wolter Koops, die hieronder worden toegelicht. Het artikel wordt afgesloten met concrete toekomstplannen die in de komende maanden samen met Wolter Koops verder worden ontwikkeld en uitgevoerd.

Supply chain proces bij

Wolter Koops

Transport en Logistiek B

Magazijn en Distributie

Transport en Logistiek C

Businesscase – Scanbrain

De eisen voor voedsel- en warentransport worden in Nederland gecontroleerd door het Nederlands Voedsel en Waren Autoriteit (-NVWA). Eén van de voorwaarden is het continu kunnen traceren van het product. De NVWA toetst dit door steekproefsgewijs en onverwachts de traceerbaarheid te controleren. Voor Wolter Koops is het dus essentieel om deze informatie altijd beschikbaar te hebben.

Waarom CAPE Groep voor dit vraagstuk?

Het slimme scansysteem, genaamd Scanbrain, past perfect bij het vraagstuk van Wolter Koops. De pallets worden gescand bij aankomst en vertrek. Het slimme scansysteem valideert deze scans automatisch met het achterliggende Transport Management Systeem (-TMS) van Wolter Koops. Door dit proces is het mogelijk op elk moment een overzicht te krijgen van de pallet locaties.
Samen met Wolter Koops is gekeken naar de functie-eisen van Scanbrain, om het perfect te laten aansluiten op hun transportproces. Tijdens de intake dag is het volledige proces goed doorgenomen, inclusief de handeling in het warehouse. Dit gaf onze consultants inzicht in zowel de theoretische als de praktische kant van het proces. Het verkrijgen van een dieper inzicht in zowel de huidige situatie als de beleving van de medewerkers met betrekking tot de prosessen is essentieel. Want dit stelt ons in staat ervoor te zorgen dat de oplossing perfect aansluit op zowel het proces als de behoefte van de medewerkers die de applicatie gaan gebruiken. Gebaseerd op deze informatie is vervolgens het solution design ontwikkeld, wat uiteindelijk leidde tot de creatie van een opmaat versie van Scanbrain voor Wolter Koops.
Gedurende ongeveer 15 werkdagen was de eerste versie van het Scanbrain gereed. Deze eerste, bruikbare versie werd vervolgens gevalideerd met de toekomstige gebruikers in het warehouse. Met de feedback van de gebruikers is de uiteindelijk oplossing tot stand gekomen. Scanbrain is naadloos geïntegreerd met de Zebra scanners, waardoor medewerkers met minimale instructies binnen hun huidige taken het scannen efficiënter en nauwkeuriger kunnen uitvoeren.

Dankzij de inzet van Scanbrain heeft Wolter Koops het puntje op de i gezet wat betreft traceerbaarheid. Hierdoor draagt Scanbrain ook haar steentje bij aan een betere voorbereiding op de veranderende wet- en regelgeving.

Businesscase – Yourtal

Wolter Koops biedt betrouwbare en flexibele oplossingen binnen de transportsector, met een focus op duurzaamheid en innovatie. Hun expertise ligt voornamelijk in het efficiënt verplaatsen van goederen tussen productie, opslag, distributielocaties en warehouses. Een belangrijk aspect van hun benadering is het voortdurend delen van informatie en verschaffen van traceerbaarheid voor de hele logistieke keten.
Naast dat eigen streven, stellen klanten en andere spelers in de logistieke keten ook steeds meer eisen aan logistieke dienstverlening, met name real-time inzicht wordt steeds belangrijker.

Track & Trace

Een vraagstuk dat nauw aansluit op de CAPE Yourtal oplossing. Een basis klantenportaal, dat standaard is voorzien van een track & trace functionaliteit om zendingen op te volgen. Bij Wolter Koops hebben we deze functionaliteit uitgebreid met het inzicht in documenten. Hierdoor heeft de klant van Wolter Koops in één portaal toegang tot de informatie van een zending. Daarnaast is er een transportstatus overzicht op maat ontwikkeld, waarmee inzicht wordt gegeven hoe de zendingen zijn geregistreerd en door Wolter Koops worden uitgevoerd.

Emballage administratie

Yourtal is verder uitgebreid met de functionaliteiten van onze Embaldo emballage administratie oplossing. Wolter Koops heeft verhuurovereenkomsten met een aantal van hun laad- en losadressen voor wat betreft de ladingdragers. Waarbij Wolter Koops de verantwoordelijkheid neemt voor de emballage-administratie van de ladingdragers die benodigd zijn voor transport. In het klantenportaal zit daarom een functie die real-time inzicht geeft in de emballagestanden van de laad- en losadressen. Om de communicatie rondom deze gegevens te vereenvoudigen, is het voor emballage gebruikers mogelijk om in Yourtal te chatten met een Wolter Koops medewerker.

Order entry

Omdat het binnen transport en logistieksector nog relatief veel voorkomt dat klanten hun orders via de e-mail (in verschillende formaten) indienen en het bouwen van een interface nog buiten bereik ligt, hebben onze consultants in het klantenportaal de mogelijkheid voor handmatige order entry gerealiseerd. Hierdoor worden de orders ingevoerd door klanten van Wolter Koops volgens het “do it yourself” principe en geautomatiseerd ingelezen door de eMagiz integratie met het TMS. Het voordeel kan oplopen tot 10 minuten per verwerkte order.

Samengevat

Om alle gewenste inzichten in het proces van Wolter Koops inzichtelijk te maken voor Wolter Koops en haar klanten, hebben onze consultants de template Yourtal ingezet bij Wolter Koops. Een basis klantportaal die voor Wolter Koops op maat is uitgebreid. Het klantportaal geeft zowel de productielocaties, chauffeurs als de retailers en opdrachtgevers door middel van dashboards toegang en real time inzicht in de vervoersdata en performance van Wolter Koops. Daarnaast bevat het klantportaal order entry, emballage administratie en track-and-trace functionaliteiten.
Dankzij de inzet van Yourtal is het order verwerkingsproces met ruim 10 minuten per order versneld. Bovendien automatiseert Yourtal het doorgeven van order statussen en de performance van Wolter Koops. Hierdoor is de real time informatie altijd via het portaal bekend en beschikbaar. Hiermee hoopt Wolter Koops een hogere tevredenheid bij klanten en leveranciers te bereiken. Voor Wolter Koops scheelt dit ook weer aanzienlijk in de handmatige (e-mail-) werkzaamheden.

Businesscase – integraties

Het derde vraagstuk waar wij samenwerken met Wolter Koops, betreft de integraties van verschillende systemen binnen het IT landschap.
Vandaag de dag werkt Wolter Koops met al veel verschillende systemen. Middels het gebruik van eMagiz (integration Platform as a Service, ook wel iPaaS) hebben onze consultants verschillende integraties voor Wolter Koops gerealiseerd. Door middel van messaging is de order entry van het klantportaal automatisch geïntegreerd met het TMS. Met deze integratie worden orders gevalideerd op correcte invulling en vervolgens als berichten ingeschoten in het TMS, waar de orders automatisch worden ingepland voor transport.
Daarnaast in de API gateway van eMagiz in gebruik. Deze API gateway integreert het complete lokale netwerk voor het ophalen en versturen van interne bestanden. Zoals CMR documenten en anderen documenten die in gescand worden door de chauffeurs. Tevens worden met behulp van de API gateway ook de gegevens van voertuigen en trailers uitgewisseld met het TMS.
De integraties middels eMagiz leveren voor Wolter Koops veel tijdswinst op en reduceert het dataverkeer waardoor het proces minder foutgevoelig wordt. Daarnaast zorgt de API gateway voor de veiligheid van het interne landschap van Wolter Koops. Het interne landschap blijft namelijk gesloten voor de buitenwereld omdat alle verbindingen gecontroleerd via één weg tot stand worden gebracht.

Toekomst

Klanten, leveranciers en retailers zijn op zoek naar informatie over hun leveringen. Op dit moment ontvangen zij tijdvakken van een verwachte aankomst- of levertijd. Om de tijd nog nauwkeuriger te bepalen, wordt er gekeken naar de ontwikkeling van een Estimated Time of Arrival (ETA) service. De applicatie haalt hiervoor de benodigde gegevens op uit het TMS en combineert deze met de informatie over rijtijden en locaties vanuit de boardcomputers en houdt rekening met pauzes en files. Op basis van de combinatie van al deze data, rekent de ETA service uit wat de verwachte aankomsttijd precies zal zijn en geeft dit terug in het transport status overzicht in het klantenportaal Yourtal.
Op de middellange termijn wordt samen gekeken om de processen verder te automatiseren door het gebruik van diverse applicaties en apps, om het bestaande landschap verder uit te breiden met nieuwe initiatieven.