DICO Standaard implementeren bij Plegt-Vos

Plegt-Vos heeft een duidelijke visie en kijkt continu naar waar zij in de toekomst wil staan. De organisatie ontwikkelt voortdurend haar IT-landlandschap. Door het digitaliseren van berichtstromen met leveranciers en met klanten, is weer een nieuwe stap in de digitalisatie gezet. Voor deze stap heeft Plegt-Vos samen met CAPE Groep de DICO-connector ontwikkeld.

Door deze ontwikkeling zijn de medewerkers alleen nog druk met het interpreteren van berichten. Het invoeren, versturen en valideren van de berichten gebeurt dankzij de DICO-connector en het gebruik van het integratieplatform eMagiz, allemaal automatisch. Dit scheelt Plegt-Vos op het moment ruim 10 uur per week. Aangezien de verwachting is dat het aantal berichten alleen maar zal toenemen, zal de tijdsbesparing ook alleen maar gaan toenemen in de toekomst.

Implementatie van digitale berichtstromen bij Plegt-Vos

Om de berichtenstromen tussen samenwerkende bedrijven te digitaliseren, zijn drie componenten nodig:

Een communicatieplatform waar berichten op binnen komen en waaruit berichten naar verschillende systemen gestuurd worden.

Het hanteren van een berichtgevingsstandaard (zoals de DICO-standaard).

Beide partiijen moeten over een systeem beschikken dat toereikend is om data te verwerken.

Strategisch partnerschap

Al sinds 2015 heeft Plegt-Vos een strategisch partnerschap met CAPE Groep op het gebied van IT en digitalisering. Het realiseren van het communicatieplatform was de eerste stap in het digitaliseren van de berichtstromen. Dit traject startte met verschillende sessies, waarbij de belangrijkste functionaliteiten van het platform zijn vastgesteld. eMagiz, het integration Platform as a Service (- iPaaS) voldoet aan deze functionaliteiten en is uitstekend geschikt voor het digitaliseren van berichtstromen van Plegt-Vos. Om de berichtgevingsstandaard te hanteren is door het projectteam de DICO-connector bedacht. Door de DICO-connector in eMagiz te bouwen, worden alle berichten gedigitaliseerd en gelijk gevalideerd volgens de juiste berichtregels. De connector is zo gebouwd dat het de DICO005 valideert. Met de mogelijkheid om eenvoudig te optimaliseren naar toekomstige DICO-versies.

Alle berichten komen nu eerst bij de DICO-connector binnen.
Alle berichten komen nu eerst bij de DICO-connector binnen. Waarna het systeem deze vervolgens automatisch valideert aan de hand van de DICO standaard en op basis van de inhoud categoriseert. De connector verstuurt vervolgens het gevalideerde bericht door naar het juiste systeem binnen het IT-landschap van Plegt-Vos. Mocht uit de validatie blijken dat een ontvangen bericht niet aan de standaard voldoet, dan krijgt Plegt-Vos een foutmelding in eMagiz bij het desbetreffende bericht en desbetreffende foutieve veld. Het bericht wordt op dat moment vastgehouden in de DICO-connector en gaat niet verder naar andere applicaties. Hierdoor worden verdere processen niet verstoord en is het uitwisselen van de berichten versneld en kwalitatief verbeterd.

DICO-connector in de keten

Plegt-Vos gebruikt de digitale berichtstromen voor twee richtingen in de ketensamenwerking. Zowel richting de leveranciers van Plegt-Vos, met betrekking op de orderaanvragen, als richting de eigen klanten, met betrekking op de opdrachtaanvragen, opdrachtbevestigingen, real time opdrachtstatus en facturen.

Praktijkvoorbeeld DICO-connecter Plegt-Vos richting klanten

Plegt-Vos werkt nauw samen met verschillende woningcorporaties in Nederland. Deze woningcorporaties vragen geregeld reparatieverzoeken aan bij Plegt-Vos. Bijvoorbeeld een aanvraag voor een reparatie in een sociale huurwoning. De BackOffice-medewerkers van Plegt-Vos ontvangen het reparatieverzoek digitaal. De DICO-connector valideert alle velden van het reparatieverzoek volgens de DICO-standaard. Voldoen de velden bijvoorbeeld aan de juiste notatie en maximaal aantal tekens? Zijn alle verplichte velden ingevuld? De BackOffice-medewerker hoeft de gegevens dus niet meer te controleren en kan gelijk overgaan op het accepteren van de opdracht en het inplannen van de monteur. Vervolgens wordt in een app aangegeven, wanneer de reparatie zal worden verricht en wanneer de reparatie klaar is. eMagiz zorgt ervoor dat de ingevulde statussen, automatisch via een bericht bij de woningcorporaties binnen komen. Het facturatiesysteem van Plegt-Vos verstuurd tot slot automatisch een factuur van de reparatie naar de woningcorporaties. Wederom mogelijk omdat alle facturatiegegevens van de opdracht en de woningcorporatie zijn gevalideerd via de DICO-connector.

“Wat ik een groot voordeel vindt aan het samenwerken met CAPE Groep is dat er goed meegedacht en ingeleefd wordt in de DICO standaard om de oplossing generiek te krijgen.”

Aansluiten van klanten en/of leveranciers

Het digitaliseren van berichtstromen voor Plegt-Vos, werkt alleen als betrokken partijen uit de keten ook werken met systemen die in staat zijn om data te verwerken. Met de implementatie van de DICO-connector ontstond daarom eerst nog een nieuwe uitdaging voor Plegt-Vos: het creëren van vertrouwen in de systemen bij externe, samenwerkende partijen. Dankzij de DICO-connector wordt de berichtvoering namelijk volledig gedigitaliseerd, waardoor berichten gecontroleerd worden door eMagiz en niet meer door een persoon. Dit houdt in dat bedrijven volledig het vertrouwen moeten hebben dat de systemen, waaronder eMagiz, deze opdracht goed uitvoeren. Zowel Plegt-Vos als CAPE Groep merkten dat dit andere partijen er initieel van weerhield een omslag te maken naar deze digitalisatie.

Voorbeeldberichten zijn de oplossing

Het vertrouwen in de digitalisatie, in de systemen en in eMagiz is vergroot door een simulatie met voorbeeldberichten. Tijdens deze simulaties werden vele mogelijke scenario’s doorlopen en werden verschillende berichten op de testomgeving heen en weer gestuurd. Hiermee werd gezamenlijk ervaring opgedaan en aangetoond dat de systemen werken. Daarnaast was dit een uitgelezen mogelijkheid om binnen de eigen organisatie te kijken, welke systemen de DICO-standaard al goed hanteren en waar nog bepaalde regels aangescherpt moesten worden. eMagiz geeft namelijk duidelijk aan wanneer een bericht als invalide wordt gezien en op welk veld een fout wordt gegenereerd.

Versnelling bij nieuwe samenwerking

De DICO-connector heeft als grootste voordeel voor Plegt-Vos dat nieuwe samenwerkingen vele malen sneller opgezet zijn dan voorheen. Er hoeft nu niet meer overlegd te worden hoe berichten eruit moeten komen te zien, of welke velden wel of niet aangeleverd moeten worden. Dit staat immers al vast in de DICO-standaard. Daarnaast hoeven Plegt-Vos en de andere partij alleen authenticatie gegevens uit te wisselen, waarna de verbinding is opgezet.

Samenwerken en voortdurend ontwikkelingen voor de toekomst

De samenwerking tussen Plegt-Vos en CAPE Groep is al een aantal jaren erg goed en de partijen hebben samen al voor een flink aantal digitale uitdagingen opgelost. Hennie Bulthuis, Projectmanager ICT bij Plegt-Vos vertelt hier het volgende over: “Wat ik een groot voordeel vindt aan het samenwerken met CAPE Groep is dat er goed meegedacht en ingeleefd wordt in de DICO standaard om de oplossing generiek te krijgen.”

Met de implementatie van de DICO-connector en het integratieplatform eMagiz, heeft Plegt-Vos al grote stappen gezet in de digitalisatie van haar communicatieprocessen. De volgende fase voor Plegt-Vos is het uitbreiden van de berichttypen van de DICO-connector, zodat in de toekomst onder anderen facturen van leveranciers bij Plegt-Vos automatisch binnenkomen. Momenteel worden facturen alleen nog uitgestuurd door Plegt-Vos. Daarnaast gaan meer relaties de DICO standaard in de toekomst toepassen, waardoor Plegt-Vos ook eenvoudig via de standaard met deze relaties kan communiceren. Het grote voordeel aan de DICO-connector is dat relaties die de standaard hebben toegepast, erg eenvoudig bij Plegt-Vos aangesloten kunnen worden (en vice versa).