Klantcase: Huuskes

Huuskes is een totaalleverancier, producent en kennispartner in eten en drinken voor zorginstellingen en bedrijfscatering in heel Nederland. Sinds de oprichting in 1956 werkt het bedrijf met meer dan 1.000 medewerkers aan het leveren van smakelijke en gezonde maaltijden, naast een breed assortiment aan boodschappen en slimme logistieke oplossingen. De missie van Huuskes, ‘Met liefde voor lekker eten en drinken bijdragen aan gezondheid, geluk en herstel’, vormt de kern van hun activiteiten.

Met vakmanschap bereidt Huuskes voedzame producten en biedt het bedrijf gedegen advies en bewezen concepten aan zorgprofessionals. Innovatie blijft een belangrijke pijler, waarbij Huuskes continu streeft naar verbetering voor klanten, patiënten, cliënten, en met oog voor dierenwelzijn en milieu.
Headers voor klantencase met Huuskes

Uitdagingen


IT heeft een belangrijke rol in het ondersteunen van het dagelijkse proces bij Huuskes.

Systemen altijd up and running
Het is dan ook van belang dat de systemen altijd up and running zijn. Logisch, want er mogen absoluut geen orders uitvallen: dit zou kunnen betekenen dat mensen in de zorgcentra geen maaltijd krijgen, met alle gevolgen van dien. Om te zorgen dat orders niet uitvallen is er inzicht nodig in orders (voor zowel Huuskes als de klant) en moet de juiste orderinformatie tijdig aangeleverd zijn.

Gebruiksvriendelijk systeem
Voor klanten moet het makkelijk zijn om orders te plaatsen met producten die zij nodig hebben. Ook moet er actief gereageerd kunnen worden in het geval er iets mis gaat, zodat er tijdig een oplossing kan worden geboden aan de klant. Het liefst met zo min mogelijk handmatige handelingen en papierwerk.

Voldoen aan compliancy eisen
Daarnaast heeft Huuskes te maken met verschillende marktontwikkelingen en wet- en regelgeving. In de voedingsindustrie zijn er steeds meer vereisten wanneer het gaat om productinformatie en voedselveiligheid

Dit betekent dat de datastroom die verwerkt moet worden groter en groter wordt en dat de productinformatie zeer nauwkeurig moet worden gecommuniceerd. Huuskes heeft, net als bijvoorbeeld Retail organisaties, te maken met steeds hoger wordende verwachtingen van service en levering. Vandaag besteld is het liefst morgen nog in huis, dat is zo in de B2C-markt maar sijpelt ook door naar de B2B-markt. Als B2B-organisatie wordt Huuskes er min of meer toe gedwongen om deze veranderingen bij te benen: een blijvende uitdaging. Als laatste is het, vanwege de dynamiek en snelle groei van de organisatie, een uitdaging om het IT-landschap mee te laten bewegen met de organisatie.

Oplossingen


Om de groeiende complexiteit van de bedrijfsvoering te ondersteunen, heeft Huuskes een robuust en betrouwbaar IT-landschap opgebouwd. Eén van de hoekstenen van dit landschap is het integratieplatform eMagiz, dat sinds 2018 een cruciale rol speelt in de verwerking en integratie van data uit zowel interne als externe systemen. Deze technologie is essentieel om de dagelijkse operaties soepel te laten verlopen, van het verwerken van duizenden orderregels tot het beheren van gedetailleerde productinformatie.

CAPE Groep heeft bijgedragen aan de ontwikkeling en implementatie van belangrijke systemen zoals het Product Informatie Management systeem (PIM) en het Validatie Orders Systeem (VOS), waardoor Huuskes in staat is om nog efficiënter en accurater te opereren.


Integratieplatform eMagiz


De basis van het IT-landschap heeft Huuskes goed op orde, de systemen zijn namelijk al sinds maart 2018 niet meer down geweest. Het integratieplatform van eMagiz is een vast onderdeel van deze stabiele basis. Dit platform zorgt voor het integreren van (data uit) interne én externe systemen.

Alle orderregels (gemiddeld 70.000 per dag) gaan namelijk door inkoopkoppelingen (140) die ontwikkeld zijn met eMagiz.

Product Informatie Management syteem


Verder ontwikkelden we een Product Informatie Management systeem (PIM) voor Huuskes, toepasselijk met de naam: HAM (Huuskes Artikel Management Systeem). Deze zorgt voor de juiste artikel informatie tot aan het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van Huuskes.

Het Product Informatie Management systeem HAM verzamelt alle artikelinformatie vanuit de interne systemen van Huuskes en vanuit externe databases zoals Brandbank, PS in Food en Prodakt voor de Duitse markt.

Het gaat om voedings- en allergeneninformatie en bijvoorbeeld afbeeldingen. Door de PIM kan het ERP systeem van Huuskes ontlast worden van de hoeveelheid data dat het moet verwerken. Het ERP systeem hoeft alleen nog de minimaal benodigde productinformatie voor het hoofdproces te verwerken.

Manager Informatievoorziening & IT bij Huuskes
Huuskes:
“CAPE is één van die strategische partners die dichtbij onze eigen organisatie staat en voor ons heel belangrijk is en blijft. De samenwerking is tot dusver erg vruchtbaar en prettig geweest!”

Validatie Order Systeem


Ook hebben we een Validatie Orders Systeem (VOS) ontwikkeld. Deze zorgt voor inzichtelijkheid in de orders(troom) aan de voorkant, In het Validatie Order Systeem (VOS) komen alle orders terecht die via Huuskes Shop (en Eten&Zo) worden geplaatst via het inkoopsysteem van de klant (vijf verschillende inkoopsystemen zijn nu aangesloten). Het VOS zorgt voor alle randvoorwaarden van de order, vóórdat deze in het ERP-systeem van Huuskes terecht komt (via de eMagiz integratie ‘broker’).
Eenmaal in het ERP-systeem kan er namelijk niet meer actief op gereageerd worden.

Audit trail
Met behulp van het VOS kan Huuskes in realtime zien wat er precies gebeurt of in het verleden gebeurd is met een orderbericht: er is een audit trail te zien en ook zie je wanneer een order is verstuurd en afgeleverd. Op deze manier is te traceren waar iets mis gaat of mis is gegaan met een order en kan hier actief op gereageerd worden.

Verminderen van fouten in het ERP systeem
VOS is het Monitoring Systeem voor alle orders, voordat ze in het ERP-systeem terecht komen. Daarnaast zorgt eMagiz
ervoor dat als een order te laat wordt ingediend bij het ERP-systeem, het niet ‘uit het systeem valt’ maar (via alerting vanuit het VOS naar de applicatiebeheerder) terecht komt bij de klantenservice. De klantenservice zoekt dan contact met de klant en zorgt voor een oplossing.

Voordelen

Op verschillende vlakken leveren de ontwikkelde integraties en applicaties voordelen op voor Huuskes.:

  • Betrouwbaarheid en continuïteit van het IT-landschap:
    Sinds de implementatie van het eMagiz integratieplatform in 2018 zijn de systemen stabiel gebleven, zonder uitval. Dit garandeert dat er geen orders verloren gaan, wat cruciaal is voor zorginstellingen die afhankelijk zijn van tijdige leveringen van maaltijden.
  • Efficiëntieverbetering:
    Met het Product Informatie Management (PIM) systeem HAM en het Validatie Orders Systeem (VOS) is Huuskes in staat om grote hoeveelheden product- en orderinformatie efficiënt te verwerken. Dit ontlast het ERP-systeem, waardoor de bedrijfsprocessen soepeler verlopen.
  • Verhoogde nauwkeurigheid en transparantie:
    Het VOS biedt realtime inzicht in de orderstroom en creëert een audit trail. Dit verhoogt de nauwkeurigheid van de orderverwerking en maakt het mogelijk om snel in te grijpen bij fouten, wat leidt tot minder fouten in het ERP-systeem.
  • Verbeterde klantervaring:
    Door het gebruiksvriendelijke systeem kunnen klanten eenvoudig orders plaatsen, en eventuele problemen worden tijdig gesignaleerd en opgelost. Dit minimaliseert handmatige ingrepen en versnelt het proces, wat resulteert in een betere klantervaring.
  • Compliancy en marktontwikkelingen:
    Het PIM-systeem zorgt ervoor dat alle vereiste productinformatie, zoals voedings- en allergeneninformatie, nauwkeurig wordt beheerd en gecommuniceerd. Dit helpt Huuskes te voldoen aan de steeds strengere eisen rondom voedselveiligheid en productinformatie.
  • Flexibiliteit en schaalbaarheid:
    Door de robuuste IT-oplossingen kan Huuskes flexibel inspelen op marktontwikkelingen en groeimogelijkheden, terwijl het IT-landschap in staat blijft om mee te schalen met de organisatie.
  • Meer weten over de oplossingen van

    Huuskes

    Tijmen Lintsen

    Teamlead Huuskes

    Bekijk onze andere klantcases

    CAPE - make the future happen