Klantcase: Eurocept
Uitdaging
Verpleegkundigen waren belast met veel administratief planwerk, wat ten kostte ging van de tijd die ze liever besteden aan het leveren van zorg. Ze moesten bijvoorbeeld zelf de benodigde zorg en het bezoekmoment afstemmen met patiënten, medicatie regelen via apotheken en bepalen welke patiënten ze moesten bezoeken, gebaseerd op hun eigen kwalificaties.
Bij het plannen kon er ook niet op een slimme manier rekening gehouden worden met de woonlocaties van patiënten. Hierdoor verloren verpleegkundigen niet alleen veel tijd aan administratie, maar ook aan onnodige reistijd.
Discovery fase
Tijdens de uitgebreide discovery-fase, een standaardonderdeel van de aanpak van CAPE, hebben we samen met Eurocept de vraagstukken vanuit verschillende perspectieven in kaart gebracht. We hebben uitgebreid gesproken met medewerkers van Eurocept om te begrijpen waar zij in de praktijk tegenaan lopen. Hierbij lag de focus op het ontwerpen van een proces dat optimaal aansluit bij de behoeften van Eurocept, zonder dat de werkwijze aangepast hoeft te worden aan de software.
We hebben aandacht besteed aan problemen zoals complexe planningen, administratieve last en inefficiënte reistijd. Zorgmedewerkers gaven bijvoorbeeld aan dat ze te veel tijd kwijt zijn aan administratie en dat routes vaak niet logisch gepland zijn. Planners benadrukten het belang van inzicht in competenties van medewerkers en medicatiebehoeften per patiënt. Het management wilde vooral een toekomstbestendig applicatielandschap waarmee ze flexibel blijven en de huidige systemen maximaal benutten.
Op basis van deze input hebben we als uitgangspunt genomen dat de nieuwe tool rekening moet houden met verschillende afhankelijkheden. Het resultaat is een oplossing die de dagelijkse uitdagingen van alle betrokkenen aanpakt en klaar is voor toekomstige groei.
Oplossing
Op basis van onze bevindingen in de discovery hebben we samen met Eurocept een planningstool ontworpen. Deze vernieuwde tool wordt als roosteroplossing gekoppeld aan hun bestaande systeem: Nedap ONS.
De Ons® Suite van Nedap is een softwareoplossing die een eenvoudige en veilige manier biedt om informatie over cliënten centraal op te slaan, waardoor multidisciplinair samenwerken gestimuleerd wordt.
Wat doet de planningstool?
De planningstool biedt een visueel en gebruiksvriendelijk dashboard waarin planners eenvoudig:
- Patiëntbezoeken kunnen inplannen, rekening houdend met locatie en reistijd.
- Medicijnbehoeften per patiënt en de complexiteit van medicijndistributie kunnen integreren.
- De specifieke competenties van verpleegkundigen, zoals bevoegdheid voor het toedienen van infusen, kunnen meenemen in de planning.
Daarnaast geeft de tool inzicht in actuele beschikbaarheid van verpleegkundigen en optimaliseert deze automatisch routes, waardoor reistijd wordt beperkt. Dit wordt mogelijk gemaakt door AWS Location Services, die wij ook succesvol toepassen bij onze Transport & Logistiek klanten.
Kennis digitaliseren
Een van de belangrijkste voordelen is dat kennis die voorheen in de hoofden van verpleegkundigen zat, zoals het toewijzen van specifieke taken op basis van competenties, nu automatisch wordt meegenomen in het planproces. Dit maakt de planning niet alleen betrouwbaarder en meer schaalbaar, maar zorgt er ook voor dat deze altijd up-to-date is.
Efficiëntie in het IT-landschap
Bij het implementeren van de tool hebben we kritisch gekeken naar het bestaande IT-landschap. Eurocept wilde overstappen naar Nedap ONS als centraal administratiesysteem, ter vervanging van hun oude interne maatwerksysteem. Omdat planning niet binnen Nedap ONS mogelijk is, was het noodzakelijk om een maatwerkoplossing te ontwikkelen die naadloos met dit systeem koppelt.
Onze nieuwe tool is daarom gekoppeld aan zowel het ERP-systeem als het administratiesysteem (Nedap ONS). Door slim gebruik te maken van de bestaande systemen wordt de planningstool gevoed met actuele data, waardoor deze optimaal functioneert en de overgang naar Nedap ONS volledig wordt ondersteund.
De integratie is gerealiseerd met behulp van ons integratieplatform eMagiz. Hierdoor sluit de nieuwe tool naadloos aan op het bestaande applicatielandschap en is Eurocept klaar voor efficiëntere processen en toekomstige groei.
Voordelen
Met deze oplossing helpt de planningstool Eurocept om niet alleen reistijd en administratie te reduceren, maar ook om hun bestaande workforce productiever in te zetten, wat direct bijdraagt aan betere zorg en tevreden medewerkers.
De implementatie van de nieuwe planningstool heeft voor Eurocept meerdere voordelen gerealiseerd:
Voor Eurocept:
Efficiënter werken:
Door efficiënter te plannen, wordt er een betere productiviteit gerealiseerd. Er kan dus meer werk gedaan worden zonder dat hiervoor een uitbreiding in FTE nodig is.
Centraal overzicht:
Een gecentraliseerde planning maakt het makkelijker om de grote hoeveelheid afspraken te beheren en inzicht te krijgen in de beschikbaarheid en de locatie van de verpleegkundigen.
Verminderde complexiteit:
De tool houdt rekening met de verschillende factoren die een rol spelen bij de thuiszorg, van medicijnlevering tot specifieke bevoegdheden van de verpleegkundigen. Hierdoor wordt de bestaande workforce efficiënter ingezet.
Voor de medewerker:
Toegenomen efficiëntie:
Medewerkers hoeven niet langer hun eigen planningen te controleren. Dit geeft hun meer tijd voor patiëntenzorg, wat het werkplezier vergroot. Verpleegkundigen kiezen tenslotte voor hun vak om mensen te verzorgen, niet om uren kwijt te zijn aan administratie.
Voor de klant van de klant:
Sneller beschikbare zorg:
Efficiënter plannen leidt tot betere inzetbaarheid en een snellere beschikbaarheid van de juiste zorg.
Minder afstemming nodig:
Er is veel minder afstemming nodig om tot een afspraak te komen
Conclusie
De op maat gemaakte oplossing van CAPE Groep heeft Eurocept in staat gesteld om hun dienstverlening te optimaliseren en tegelijkertijd de werkdruk voor hun personeel te verminderen. Dankzij deze oplossing kunnen ze hun bestaande systemen blijven gebruiken en er zelfs meer uit halen dan voorheen, wat de eerdere investering extra waardevol maakt.
Bovendien is de aanpak schaalbaar voor de toekomst, waardoor Eurocept met hetzelfde aantal FTE nu meer patiënten kan behandelen. Hiermee hebben ze niet alleen hun huidige processen gestroomlijnd, maar ook hun capaciteit vergroot.
Het project heeft aangetoond dat met de juiste tools en technologische ondersteuning zelfs de meest complexe planningstaken gestroomlijnd kunnen worden.
