Hoe slimme IT-oplossingen helpen om compliant te blijven in de food branche

In de food branche is het van groot belang om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving rondom voedselveiligheid en productinformatie.

Maar hoe zorg je ervoor dat je organisatie compliant blijft, terwijl je honderden, en soms zelfs duizenden producten beheert met constant veranderende specificaties?

De stijgende eisen voor compliance

De food branche ziet steeds nieuwe eisen ontstaan vanuit regelgeving zoals de NEVA (Nieuwe Voedselveiligheidsregels), de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), en richtlijnen van de NVWA(Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit).

Producenten moeten kunnen aantonen dat hun producten voldoen aan de laatste richtlijnen voor voedselveiligheid en duurzaamheid. Denk aan de correcte vermelding van voedingswaarden, herkomstinformatie en allergenen. Het naleven van deze regelgeving is essentieel om boetes, terugroep acties en de hier uit voortkomende reputatieschade te voorkomen.

Daarnaast worden deze regels regelmatig aangepast, wat betekent dat bedrijven voortdurend hun gegevens moeten updaten. Hier komt de kracht van verschillende systemen naar voren, zoals bijvoorbeeld een PIM-systeem dat je helpt om productinformatie eenvoudig te beheren en bij te werken vanuit 1 systeem.

Hoe ondersteunen slimme IT-systemen zoals PIM, ERP en een Control Tower compliance?

Digitalisering is essentieel om compliant te blijven met de steeds strenger wordende eisen. Handmatig werk of verouderde systemen kunnen deze complexiteit simpelweg niet bijbenen.

Een flexibel en modern systeem biedt de uitkomst.

In deze blog beschrijven we vier digitale oplossingen die, elk op hun eigen manier, bijdragen aan het naleven van regelgeving en het optimaliseren van processen binnen de voedselproductie: PIM, S&OP, Control Tower, en traceerbaarheidssystemen.

Elk systeem biedt unieke voordelen om bedrijven in deze sector te ondersteunen.

In deze blog:

Auteur van deze blog:
Foto van Jurian Boksebeld

Jurian Boksebeld

Digital Transformation | Low-code | Food | Supply Chain optimalisatie

ERP-systeem als de basis voor compliance

Voor bedrijven in de food branche vormt een ERP-systeem vaak de ruggengraat van hun IT-infrastructuur. Een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem integreert verschillende bedrijfsprocessen, zoals voorraadbeheer, productie, en boekhouding, in één centraal platform.

Dit zorgt voor betere controle, gestroomlijnde operaties en consistente datastromen—elementen die essentieel zijn voor het waarborgen van compliance met strenge voedselveiligheidsnormen, zoals HACCP en andere wet- en regelgeving.

Integraties binnen het ERP-systeem

Hoewel een ERP-systeem veel functies standaard aanbiedt, dient het in de praktijk vaak te worden uitgebreid met maatwerkoplossingen om aan specifieke compliance-vereisten te voldoen.

PIM & ERP

Door je huidige ERP-systeem bijvoorbeeld te verbinden met een PIM-systeem zorg je ervoor dat productinformatie altijd actueel en consistent is, wat essentieel is voor naleving van etiketteringsvoorschriften en wetgeving omtrent herkomst van producten.

Meer informatie

Control Tower & ERP

Met een Control Tower integratie kunnen alle logistieke stromen in real-time worden gemonitord. 

Dit helpt bij het identificeren en aanpakken van risico’s op niet-naleving voordat ze problemen veroorzaken.

Meer informatie

S&OP & ERP

Daarnaast kan een ERP-systeem geïntegreerd worden met een S&OP-oplossing om vraagvoorspellingen en productieplanning te optimaliseren, waardoor voorraden efficiënt worden beheerd en verspilling wordt geminimaliseerd.

Meer informatie

Product Information Management

Stel je voor dat alle productinformatie binnen jouw organisatie altijd up-to-date, uniform en betrouwbaar is. Geen miscommunicaties meer tussen afdelingen, geen zorgen over ontbrekende of verouderde gegevens.

Dit is precies wat een Product Information Management (PIM)-systeem kan bieden—een centrale plek waar alle informatie over jouw producten samenkomt.

In een sector waar wet- en regelgeving voortdurend verandert, zoals de foodbranche, is het essentieel om met een enkele, betrouwbare bron van informatie te werken. Een PIM-systeem zorgt ervoor dat iedereen in je organisatie toegang heeft tot dezelfde data—de welbekende Single Source of Truth.

Hierdoor worden fouten geminimaliseerd en blijft je productinformatie consistent, ongeacht waar het wordt gebruikt. Dit maakt  de bedrijfsvoering efficiënter, en biedtzekerheid dat je altijd voldoet aan de geldende regelgeving.

De voordelen van een PIM voor Compliance

Altijd up-to-date: Snel inspelen op veranderingen

Met de constante stroom aan updates, zoals wijzigingen in voedselveiligheidsnormen of nieuwe wetgevingen, kan het een uitdaging zijn om alle data actueel te houden. Een PIM-systeem maakt dit eenvoudig door realtime integraties met databronnen zoals GS1 en NEVO.

 

Zodra er nieuwe informatie beschikbaar komt, wordt deze automatisch verwerkt en verspreid binnen je organisatie. Zo weet je zeker dat je altijd compliant bent, zelfs bij de meest recente wetgevende veranderingen.

Waarborging van keurmerken en certificeringen

De foodindustrie vraagt om transparantie, zowel richting consumenten als toezichthouders. Keurmerken zoals Fairtrade, Beter Leven, en MSC moeten niet alleen zichtbaar zijn op je producten, maar ook volledig worden ondersteund door correcte gegevens.

 

Een PIM-systeem helpt om deze keurmerken te synchroniseren en te waarborgen. Van ingrediëntenlijsten tot producteigenschappen—je kunt met zekerheid aantonen dat een product bijvoorbeeld glutenvrij is. Hierdoor blijf je moeiteloos voldoen aan de nieuwste standaarden en win je het vertrouwen van je klanten.

 Traceerbaarheid: de sleutel tot veiligheid en verantwoordelijkheid

Een PIM-systeem helpt bij het naleven van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Door de herkomst van ingrediënten eenvoudig te volgen, kun je nauwkeurig rapporteren over de duurzaamheid van je producten en toeleveringsketens.

Daarnaast biedt een PIM-systeem uitkomst bij terugroepacties, iets wat geen enkel voedingsbedrijf wil meemaken, maar altijd een risico blijft. Dankzij de automatische audit trails weet je precies welke batches mogelijk niet aan de kwaliteitseisen voldoen. Dit stelt je in staat om snel en gericht actie ondernemen om risico’s te beheersen en reputatieschade te voorkomen.

De kracht van een PIM gekoppeld aan je ERP: Het voorbeeld van onze klant Huuskes

Huuskes, een belangrijke speler in de foodservice, werkt dagelijks met enorme hoeveelheden productinformatie en duizenden orders. Om deze complexe informatiestromen te beheren, is het cruciaal om systemen te hebben die moeiteloos met elkaar samenwerken. Een mooi voorbeeld hiervan is het Huuskes Artikel Management Systeem (HAM), dat fungeert als hun Product Informatie Management (PIM)-systeem. Hiermee beheert Huuskes onder andere gedetailleerde productdata, zoals voedingswaarden en allergenen.

De kracht van dit systeem komt tot uiting in de slimme integratie met hun ERP-systeem, mogelijk gemaakt door het integratieplatform eMagiz. Dit platform verwerkt dagelijks zo’n 70.000 orderregels en zorgt voor realtime gegevensuitwisseling tussen interne systemen en externe bronnen, zoals Brandbank en PS in Food. Hierdoor blijft de productinformatie altijd up-to-date en transparant in de hele keten—een absolute noodzaak in een industrie waar voedselveiligheid en traceerbaarheid centraal staan.

Headers voor klantencase met Huuskes

Wat deze oplossing zo effectief maakt, is dat het ERP-systeem alleen de essentiële productinformatie ontvangt, terwijl de volledige productdata beheerd wordt in het PIM-systeem. Dit ontlast het ERP en zorgt voor een efficiëntere werkwijze bij Huuskes. Bovendien helpt deze combinatie hen om compliant te blijven met de strenge voedselveiligheidsrichtlijnen, terwijl ze tegelijkertijd fouten minimaliseren en betrouwbare data in de keten waarborgen.

Integraties met externe systemen

Een krachtig PIM-systeem is verbonden met diverse databronnen en systemen om de compliance te verbeteren:

  • GS1 GDNS: Voor automatische updates van EAN-codes en productinformatie.
  • NEVO: Bevat voedingswaardegegevens, wat cruciaal is voor accurate etikettering.
  • NielsenIQ Brandbank en PS Foodbook: Beheer van consistente productinformatie en etiketten

De rol van een Control Tower in compliance

Om realtime een inzicht te realiseren in elke stap van je toeleveringsketen, van grondstoffen tot eindproducten, is een Control Tower een krachtige oplossing.

De Control Tower is een digitale controlepost die ervoor zorgt dat je altijd in staat bent om je processen te monitoren en snel afwijkingen te detecteren die niet aan de wettelijke vereisten voldoen.

Om deze reden is ook een Control Tower uitermate geschikt voor de snel wisselende wereld van de food branche. De Control Tower stelt je namelijk in staat om direct in te grijpen wanneer er iets mis dreigt te gaan, waardoor je altijd voorbereid bent op veranderende normen en onverwachte complicaties.

De voordelen van een Control Tower voor Compliance

Een centrale hub voor gegevensintegratie

De kracht van een Control Tower zit niet alleen in monitoring, maar ook in de manier waarop het data van verschillende systemen, zoals je PIM- en ERP-systemen, samenbrengt. Het fungeert als een centrale hub waar alle informatie samenkomt, zodat je altijd beschikt over consistente en nauwkeurige productdata. 

Dit niveau van integratie is cruciaal om aan de complexe compliance-eisen van de foodindustrie te voldoen. Je kunt erop vertrouwen dat elke beslissing die je maakt gebaseerd is op de meest up-to-date en volledige gegevens.

 Voorspellende analyses: Problemen voorkomen voordat ze ontstaan

Wat een Control Tower écht onderscheidt, is de mogelijkheid om problemen in je supply chain te detecteren en te voorspellen. 

Door voorspellende analyses te gebruiken, kun je potentiële risico’s zoals verontreinigingen of fouten in etikettering al in een vroeg stadium identificeren.

Dit stelt je in staat om preventieve maatregelen te nemen, nog voordat er problemen ontstaan die je productieproces of reputatie kunnen schaden.

Volledige traceerbaarheid: Elk product, elke stap

Een ander groot voordeel van een Control Tower is de volledige traceerbaarheid die het biedt. 

Je kunt elk product volgen vanaf het moment dat het de fabriek verlaat tot aan het schap van de supermarkt.

Dit maakt het eenvoudig om terugroepacties uit te voeren als dat nodig is, en het stelt je in staat om voedselveiligheidsrisico’s te minimaliseren door snel en nauwkeurig te handelen.

Hoe helpt Sales and Operations Planning (S&OP) bij compliance?

Het succesvol beheren van vraag en aanbod is cruciaal voor de bedrijfsvoering, maar ook voor het voldoen aan de steeds strengere regelgeving in de foodbranche. Sales & Operations Planning (S&OP) biedt bedrijven een krachtig hulpmiddel om deze balans te bewaren.

Door nauwkeurig af te stemmen op veranderende marktvraag en productiecapaciteit, helpt S&OP ervoor te zorgen dat je altijd beschikt over de juiste hoeveelheid voorraad—niet te veel, niet te weinig. Dit voorkomt dat verouderde of niet-conforme producten op de markt komen, wat het risico op terugroepacties of het overtreden van regelgeving aanzienlijk vermindert.

De voordelen van een S&OP voor Compliance

Efficiënter voorraadbeheer, minder risico’s

S&OP speelt een belangrijke rol in het verhogen van de efficiëntie van voorraadbeheer. 

Wanneer vraag en aanbod in harmonie zijn, neemt de efficiëntie toe en wordt ook de kans kleiner dat producten hun houdbaarheidsdatum overschrijden of niet meer voldoen aan de laatste regelgeving. 

Dit draagt direct bij aan compliance door te waarborgen dat alleen producten die volledig aan de eisen voldoen, de markt bereiken.

Traceerbaarheid en risicomanagement: Consistentie door coördinatie

Een ander belangrijk voordeel van S&OP is de manier waarop het de samenwerking tussen verschillende afdelingen stroomlijnt. 

Door alle teams binnen de organisatie op één lijn te brengen met de nieuwste regelgeving en compliance-eisen, zorgt S&OP voor consistentie in het gehele bedrijf. Deze coördinatie helpt bij het minimaliseren van risico’s en draagt bij aan de traceerbaarheid van producten. 

Zo blijven bedrijven compliant en kunnen ze beter inspelen op veranderingen in de markt of regelgeving.

Conclusie

In een tijd waarin voedselveiligheid en producttransparantie steeds belangrijker worden, biedt een combinatie van systemen zoals PIM, ERP, traceerbaarheid en een Control Tower bedrijven de mogelijkheid om moeiteloos compliant te blijven met de laatste wetgeving.

 

Deze systemen zorgen voor realtime updates, efficiënte processen en volledige traceerbaarheid, wat cruciaal is om te voldoen aan de strenge eisen in de voedingsindustrie.

Voor organisaties in de voedingsindustrie is het implementeren van deze oplossingen niet langer een luxe, maar een noodzaak om zowel competitief te blijven als compliant te opereren.