Chelsea’s kerstdiner als workflow: dit jaar niet met de handen in het haar!

De twaalfde maand van het jaar staat op de kalender, de kou is weer in het land en Sinterklaas is inmiddels terug in Spanje. Familie, vrienden en collega’s beginnen het onderwerp aan te snijden en de weggestopte herinneringen van vorig jaar komen bij mij weer boven drijven. Het is weer tijd voor het Kerstdiner.

Vorig jaar was om het zacht uit te drukken, niet zo’n succes. Bij het doen van de boodschappen kwamen de eerste problemen al bovendrijven. Ik had geen flauw benul wat iedereen precies zou willen drinken en bij het afrekenen had ik ineens onvoldoende saldo. Hier liet de voorbereiding al te wensen over. Tijdens de avond van het diner bleek dat een aantal personen die hadden aangegeven dat ze zouden komen ineens niet kwamen opdagen en Davey, die aan had gegeven er niet bij te zijn, was er dan ineens weer wel.

Die teleurstelling moest ik snel maar even verkroppen, het eten zou alles goed maken. Mijn specialiteit, de kalkoen, liet het hele huis al heerlijk ruiken. Bij het opdienen bleek dat een aantal van mijn vrienden vegetariër waren geworden. Als kers op de taart bleek het vriendje van mijn beste vriendin bij het dessert, dat rijkelijk gevuld was met pistachenoten, een notenallergie te hebben. Er viel geen chocola van te maken, alles liep in de soep en het werd niet het feest zoals ik dat voor ogen had.

Dit jaar wil ik het compleet anders doen. Ik bent niet meer van plan om alle gerechten zelf te koken maar ga de taken verdelen. De drank- en dieetwensen, boodschappen, allergieën, opkomst en desnoods verlanglijstjes, alles moet van tevoren helder zijn. Dit jaar wordt er niets aan het toeval overgelaten. Ik besluit alle stappen die nodig zijn voor het organiseren van het Kerstdiner eerst helemaal uit te tekenen. Het valt me op dat het regelen van het menu en het versturen van de uitnodigingen parallelle processen zijn met eigen taken, activiteiten en verantwoordelijkheden. In feite is het niets anders dan een workflow die binnen een bedrijf tot een goed einde gebracht dient te worden. Wat gebeurt er als ik dat Kerstdiner nu eens zou gaan benaderen vanuit die workflow gedachte?

(1) De eerste stap van de workflow is het bepalen van de datum. Wordt het de eerste of de tweede Kerstdag? (2) Zodra deze keuze gemaakt is kan er een uitnodiging naar alle gasten worden gestuurd. (3) Op de uitnodiging vraag je aan de gasten om te laten weten of ze erbij kunnen zijn. Daarnaast wil ik weten of er dieetwensen zijn. (4) Zodra duidelijk is wie er wel en wie er niet bij is, maak ik een verdeling van de gangen. (5) Het moet voor mij ook een leuke dag worden, dus ik vraag mijn vrienden allemaal om een gang voor te bereiden; vele handen maken immers licht werk. (6) Ik deel het diner op in 5 gangen; een amuse, een voorgerecht, tussengerecht, hoofdgerecht en een nagerecht.

(7) Wanneer iedereen een gang heeft, kan hij of zij een gerecht bedenken en een boodschappenlijst samenstellen. (8) Om de boodschappen zo efficiënt mogelijk te doen voegen we alle boodschappen samen op één boodschappenlijst. Voor alle ingrediënten hoef ik dan maar één keer op stap. (9) Nadat de boodschappen zijn gedaan verdeel ik de kosten over alle aanwezigen.

(10) Zodra iedereen betaald heeft, is het Kerstdiner al zo dichtbij dat het bijna te ruiken is. Letterlijk, want het is tijd om de gerechten te gaan bereiden. Iedereen zet zijn beste beentje voor om binnen een mum van tijd iets heerlijks op tafel te zetten. (11) Dan is eindelijk het moment aangebroken dat we samenkomen en genieten van het Kerstdiner. Wanneer mijn laatste vrienden vertrekken, komt de workflow ten einde.

Nu ik deze workflow heb geautomatiseerd kan ik hem volgend jaar makkelijk weer gebruiken. Mocht ik wat willen veranderen, dan is dat eenvoudig te doen. Misschien voeg ik het lootjes trekken en cadeaus kopen volgend jaar ook wel toe!

De problematiek die we hier in de Kerstsfeer hebben opgelost, komen we bij CAPE veelvoudig tegen in het bedrijfsleven. Workflows waarvan je de volgorde van stappen en de vooruitgang onder controle en inzichtelijk wil hebben. Workflows die je daarnaast makkeijk wil kunnen aanpassen, uitbreiden en uit faseren. Denk bijvoorbeeld aan afhandeling van tickets of processen voor goedkeuring van het een of ander.

Wil je ook een blik achter de schermen om te zien hoe we dit technisch uitvoeren met Mendix workflows? Houd dan onze socials in de gaten!